電腦已經(jīng)成為我們工作和生活中必備的工具，隨著無(wú)紙化辦公的推廣，很多人的工作幾乎都是靠電腦來(lái)完成的。所以說(shuō)電腦，是我們的另一個(gè)“腦”。
一、整理電腦文件的重要性
電腦使用時(shí)間越長(zhǎng)，文件就越多。如果不善于整理，就會(huì)讓電腦雜亂無(wú)章，甚至?xí)绊懙焦ぷ鳌？纯聪逻厓晌慌笥逊窒淼膶擂问拢?br />
一次領(lǐng)導(dǎo)跟小王要數(shù)據(jù)要文件，可他的電腦特別的亂，領(lǐng)導(dǎo)就站在他旁邊等，他壓力特別的大，使勁地找，死活就是找不出來(lái)，最后老板足足等了十分鐘，用小王的話說(shuō)，簡(jiǎn)直是度日如年，所以那件糗事他現(xiàn)在都記得特別的清楚。
第二個(gè)是麗娜親身經(jīng)歷的一件事，有一份重要的合同是麗娜經(jīng)手起草的，各個(gè)文件夾翻了半天沒(méi)找到，各種搜索也沒(méi)找到，想重新擬一份，還忘了當(dāng)時(shí)的要點(diǎn)，熬夜想了半宿。
工欲善其事，必先利其器。看到這里，你肯定意識(shí)到電腦整理的重要性了，不僅僅是上邊的兩位朋友，我們自己也是：一不注意，桌面就被各種圖標(biāo)占滿了；文件總是在用的時(shí)候找不到。所以，電腦整理不僅僅是一個(gè)習(xí)慣，更能夠給你帶來(lái)高效的工作和生活。
優(yōu)衣庫(kù)藝術(shù)指導(dǎo)佐藤可士和，他設(shè)計(jì)的廣告作品簡(jiǎn)單、創(chuàng)新并富有視覺(jué)震撼力。他每完成一個(gè)項(xiàng)目，就要把員工召集起來(lái)，強(qiáng)制性進(jìn)行電腦和桌面文件資料的整理，在清空的過(guò)程中，只有必須要留下來(lái)的資料，才會(huì)根據(jù)客戶以及項(xiàng)目的類(lèi)別統(tǒng)一存檔。他說(shuō)這是對(duì)人思維方式和條理性進(jìn)行整理，讓人時(shí)刻保持清醒的精神狀態(tài)，以做出最迅速準(zhǔn)確的決斷。
二、電腦文件整理的小妙招
整理，是撥亂反正的過(guò)程，去除不必要的文件，留下的都是有用的、必要的文件，你的工作才能真正高效起來(lái)。
（一）拒絕沒(méi)有用的文件進(jìn)入電腦。現(xiàn)在是信息爆炸的年代，我們每天都會(huì)看到很多信息，有時(shí)候掃了一眼覺(jué)得有用，就保存到電腦里或者收藏夾里，實(shí)際上自己都沒(méi)有耐心看完，而且之后大部分也很少查閱。所以，縮減進(jìn)入你電腦的文件，在源頭就做好控制，只有必要的、精品的文件才能進(jìn)入電腦，省去用時(shí)甄選的時(shí)間，這樣才會(huì)真的幫你提高效率。
（二）科學(xué)的分類(lèi)、命名文件夾和文件
想要快速、方便的提取文件，科學(xué)的文件分類(lèi)和規(guī)范化命名是電腦文件管理的基礎(chǔ)。
1、科學(xué)的分類(lèi)文件夾，就能夠把需要的文件精準(zhǔn)定位，就像我們雖然有十幾億人口，但是能夠快速的找到每一個(gè)人，就是因?yàn)槲覀儼凑盏乩砦恢眠M(jìn)行了省、市、縣、區(qū)、街道、社區(qū)等分類(lèi)。
最常見(jiàn)的文件夾分類(lèi)，可以是按“主題”分類(lèi)，按“時(shí)間”分類(lèi)，按“時(shí)間+主題”分類(lèi)。
比如，如果整理自己的照片文件，我們可以先按照人物的主題分類(lèi)，例如：01-個(gè)人，02-家庭，03-親人，04-朋友，等等，注意每一個(gè)文件夾之間是并列關(guān)系，不能存在上下級(jí)的關(guān)系。
再下一級(jí)目錄，可以繼續(xù)按照主題劃分，比如，自己的證件照、形象照、旅游照等等，也可以按照時(shí)間年份劃分，我們最推薦的是按照“時(shí)間+主題”的方式繼續(xù)分類(lèi)，比如20190203-北京游玩。經(jīng)過(guò)這樣文件夾的分類(lèi)之后，你會(huì)很容易找到你要找的照片文件了。
2、規(guī)劃化命名文件夾和文件。
這樣即使在文件存放較亂的情況下，也能通過(guò)搜索功能，快速的查到這個(gè)文件。
文件夾的命名通常采用“數(shù)字+文件夾主題”的方式，比如：01-培訓(xùn)課件，02-課程音樂(lè)，這樣命名后的文件夾就會(huì)按照數(shù)字的大小進(jìn)行升序或降序的排列，比較容易查找。
文件的命名，一般是：“時(shí)間+內(nèi)容+備注”的方式，時(shí)間我們可以用20200303這樣的記錄方式，比較統(tǒng)一，方便按時(shí)間順序排列。內(nèi)容是這個(gè)文檔的標(biāo)題，或者這個(gè)文檔內(nèi)容的梗概，比如：20191226-演講比賽文字稿。備注用括號(hào)、中括號(hào)都可以，比如20191226-演講比賽文字稿（定稿）。
（三）舍棄多余的歷史文件。有時(shí)候我們?nèi)ビ瓮妫牡恼掌还赡X的堆在電腦里，一不小心幾十個(gè)G就會(huì)被占用掉。有一些質(zhì)量不好、和我們關(guān)聯(lián)不大、重復(fù)率很高的照片、文件，需要果斷舍棄，否則每一次瀏覽、選擇，都會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。還有一些曾經(jīng)工作過(guò)程中的文件、臨時(shí)的文件，一旦過(guò)了時(shí)效性，就成為沒(méi)用的文件，也要及時(shí)刪掉。否則，過(guò)多的資料會(huì)把真的重要的資料淹沒(méi)掉。
（四）保持電腦桌面的簡(jiǎn)潔。電腦桌面是電腦的核心區(qū)域，在這個(gè)地方，大家一定要發(fā)揮極簡(jiǎn)主義的風(fēng)格，精簡(jiǎn)的辦公桌面讓人能夠在工作的時(shí)候集中注意力，充分發(fā)揮我們的工作效率。
（五）建立“待辦事項(xiàng)”文件夾。很多時(shí)候，由于處理的事情接二連三，可在桌面建立“待辦事項(xiàng)”文件夾，將所有待辦資料均放置在此文件夾下。每天工作優(yōu)先處理此文件夾，將待辦事項(xiàng)辦理完成后，相關(guān)完成資料移至其他對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)。注意：這個(gè)文件夾不要拖延過(guò)久不處理，否則堆多了就變成另一個(gè)難以處理的領(lǐng)域。
（六）養(yǎng)成一次處理到位的習(xí)慣。時(shí)間允許的情況下，接收來(lái)的文件一次性處理到位。比如從郵件、微信接收的信息，命名、歸檔一次完成，不要都堆積在桌面上。
（七）及時(shí)清理電腦“垃圾”。
1、及時(shí)清理系統(tǒng)垃圾。很多朋友電腦買(mǎi)來(lái)后從來(lái)沒(méi)有認(rèn)真清理過(guò)垃圾，C盤(pán)都飄紅了。可以在C盤(pán)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“屬性”，點(diǎn)開(kāi)“磁盤(pán)清理”，選擇需要清理的文件，就可以清理系統(tǒng)垃圾了。
2、及時(shí)清理不用的軟件。有的軟件我們用了覺(jué)得不好用，或者曾經(jīng)用過(guò)幾次，后來(lái)就不用了，這些一定要及時(shí)的清理掉，否則它們也會(huì)占用你的系統(tǒng)空間。
3、及時(shí)清理微信、QQ等常用軟件的垃圾。
現(xiàn)在微信、QQ已經(jīng)成為我們主要的辦公和日常交流工具，基本上手機(jī)和電腦每天都在同時(shí)登陸，尤其是微信，每天的文件傳輸、各個(gè)群消息，都會(huì)產(chǎn)生大量垃圾。
很多朋友不了解軟件存檔文件的位置，以微信為例，有一個(gè)快速找到的方法。在電腦微信上，如果別人給你發(fā)了一個(gè)WORD文件，在文件上點(diǎn)擊右鍵，選擇“打開(kāi)文件夾”，就可以直接跳到微信自動(dòng)存文件的地址，也可以用這個(gè)方式找到小視頻存儲(chǔ)的地址。找到后，有用的文件留下，沒(méi)有用的文件要及時(shí)清理。
因?yàn)槲募A名字都是字母，如果你不確定文件夾里存儲(chǔ)什么內(nèi)容，是否可以刪除，可以去百度搜索。前幾天我們工作室一位老師，光是電腦微信和qq兩個(gè)軟件，就清理出4G的空間。
電腦文件整理的過(guò)程，就是一個(gè)“改變重心”的過(guò)程，是讓我們把有限的精力轉(zhuǎn)換到更重要的事物上的過(guò)程。做好整理，我們的關(guān)注點(diǎn)、視角也會(huì)隨之改變。
另外，整理電腦能給人帶來(lái)好的心情，每次整理哪怕只是半小時(shí)，都會(huì)心情愉悅、神清氣爽，如果帶著這樣的心情去工作，一定會(huì)非常順暢的。最后希望通過(guò)電腦文件整理，讓你的電腦越來(lái)越高效，讓你的大腦思路越來(lái)越清晰！
